Ці чіткі правила поводження з поштою допоможуть концентруватись на головних завданнях, а не номінальних.
Довгий час перевірка пошти нагадувала мені візит на пасіку з салютами в руках — повертаєшся з розпухлою головою, і доволі нескоро. Це набридло, і я ввів чіткі правила поводження з Gmail. Вони розвантажують голову та допомагають концентруватись на головних завданнях, а не номінальних.
Ділюсь ними з вами:
1. Не читайте до обіду "джимейловських" газет
До другої не перевіряю пошту, крім випадків пересилання документів та пропозицій. Пошта — повільний канал комунікації, куди за терміновими питанням не пишуть. Винятком є професії, де пошта головний інструмент: продажі, піар, юриспруденція і так далі.
2. Сортуйте яйця у різні кошики
Зручо мати три пошти: особисту, робочу та для реєстрацій (спаму). Це спрощує розстановку пріоритетів та перевірку листів. Спамову не перевіряю ніколи. Особисту знають лише близькі. На робочій можна автоматично позначати важливими листи від поточних клієнтів чи документацію.
3. Йдіть на свободу з чистою поштою
Інбокс класно тримати порожнім — відкладені листи пожирають оперативну пам’ять мозку. Я перевіряю пошту 1-2 рази на день, і одразу архівую або видаляю опрацьовані листи. Допомагає автоматична архівація листів, на які ви відповіли. Цю функцію можна ввімкнути у налаштуваннях.
4. Випаліть розсилки напалмом
Зробіть це одразу — листів, що палають у цей час особливо прекрасний. Сервіс unroll.me допомагає парою кліків зістрибнути з усих email-гачків, які позакидали ці пронирливі маркетологи. Зупинив сповіщення від усіх календарів сервісів — їх зручніше отримувати безпосередньо.
Я довгий час був підписаний на дві "крут" розсилки, поки не усвідомив, що не читаю їх. І що вони складаються з реклами та посилань на медіа, які більш раціонально читати без посередництва пошти. Розсилки розвивають фрагментарність концентрації та мислення, тому вирішив від них відмовитись і читати фундаментальні матеріали: книги, статті та курси.
5. Пишіть догори дригом
Спочатку текст, потім тему, потім — адресатів. Щоб не відправити випадково потенційним клієнтам листа на фразі "Ми будемо йти з вами нога в но…". А якщо раптом і натиснули "Send", чи вказали в адресатах не коханку, а керівника — в Gmail є функція скасування надсилання. Краще виставити хоча б на 20 секунд.
6. Вішайте ярлики
Важливі листи помічати зірочкою — так вони зберігаються у окремій теці. Інші, що повторюються — сортувати за категоріями. Є стандартні категорії: Primary, Social, Updates. Я ще додав "Documents", "Health" та "Knowledge".
7. Фільтруйте базар
Фільтри автоматично сортують по папках схожі листи за темами, відправниками чи положенням Меркурія. Фільтри можна створити на основі будь-якого листа.
Або вручну, у відповідній секції налаштувань.
8. Думайте шаблонно
На однотипні листи з однотипними відповідями використовувати однотипні шаблони, які надсилаються одним кліком.
9. Мийте посуд одразу
Якщо мейл потребує дії, яка охоплює до п’яти хвилин — виконую одразу, щоб вона не сиділа та не жерла оперативку. Інакше такі справи перетворюються на стадо гремлінів, які радо розтрощать робочий дзен.
Зі свого досвіду скажу, що структурування навіть найбільш розпусної скриньки охоплює набагато менше часу, ніж малює ваша уява. Результат — солодка амброзія структурованого віртуального простору.
Якщо у вас є незгадані мною лайфхаки щодо роботи з поштою — діліться в коментарях. Бажаю порожніх вам інбоксів та наповнених ідей.