В Украине оцифровывают трудовые книжки: кому обязательно нужно это сделать и как не потерять пенсию

В Украине идет переход на электронный учет трудовой деятельности. До 10 июня 2026 украинцам рекомендуют оцифровать бумажные трудовые книжки, чтобы избежать проблем с подтверждением стажа и оформлением пенсии в будущем. Особенно это касается людей, работавших до 2000-2004 годов, ведь именно этот период может не отражаться в электронных реестрах.

ТСН.ua рассказывает, что означает оцифровку трудовой книжки, обязательно ли это делать, кому следует не тянуть и как не потерять годы стажа.

Оцифровка трудовой книжки — это перенос информации о трудовом стаже из бумажных документов в реестр Пенсионного фонда Украины.

С 2021 года основные данные о трудовой деятельности украинцев хранятся в электронном Реестре застрахованных лиц, администрированием которого занимается Пенсионный фонд. Именно на основе этих цифровых сведений сегодня рассчитывают и назначают пенсионные выплаты.

Бумажные трудовые книжки до сих пор остаются в силе, однако теперь они играют вспомогательную роль — дублируют информацию, содержащуюся в электронной системе.

Одной из причин перехода на цифровой формат стало большое количество ошибок в бумажных документах. В трудовых книжках годами скапливались неточности, неполные записи и разные стандарты оформления. Электронная система получает данные из официальной отчетности работодателей, а информация проходит проверку.

Это позволяет более точно учитывать страховой стаж, избегать ошибок в названиях предприятий и датах трудоустройства.

Обязательно ли оцифровывать трудовую книжку

До 10 июня 2026 года в Украине идет переходный период к электронному учету трудовой деятельности. Именно к этой дате украинцам советуют перенести бумажные записи в электронную базу.

Впрочем, штрафов за неоцифрованную трудовую книжку не предусмотрено.

Представительница Уполномоченного Верховной Рады по защите прав лиц, пострадавших от вооруженной агрессии, Ольга Алтунина пояснила, что стаж после 2004 года обычно уже находится в электронной системе, а вот сведения о работе до этого периода часто подтверждаются именно бумажными документами.

Если трудовую книжку не оцифровать, Пенсионный фонд все равно примет бумажные документы при оформлении пенсии. Однако это может значительно затянуть процесс, ведь специалистам придется дополнительно проверять записи и подтверждать стаж.

Кроме того, в условиях войны власти рассматривают возможность продления переходного периода цифровизации документов.

Кому стоит оцифровать трудовую книжку

В Пенсионном фонде рекомендуют не откладывать процедуру тем, кто:

• имеет значительный трудовой стаж до 2000 года

• работал до 1 июля 2000 года

• планирует выход на пенсию в ближайшие годы

• имеет ошибки или неточности в записях

• потеряли часть документов

• находится в отпуске по уходу за ребенком

• имеет приостановленный трудовой договор

• находится в длительном неоплачиваемом отпуске

Приоритет также имеют люди, которым до выхода на пенсию осталось два года или меньше.

Как оцифровать трудовую книжку

Подать документы для оцифровки можно несколькими способами:

• через работодателя

• самостоятельно через вебпортал Пенсионного фонда Украины

• лично в сервисном центре Пенсионного фонда

Вместе с трудовой книжкой специалисты советуют сразу подавать и другие документы, подтверждающие стаж или отдельные периоды деятельности.

Среди них:

• дипломы, аттестаты и другие документы по образованию

• военный билет

• свидетельство о рождении ребенка (для женщин)

• трудовые договоры

• справки о стаже — если трудовая книжка потеряна

После загрузки документов украинцы могут проверить свою отцифрованную историю в личном кабинете на портале Пенсионного фонда или мобильном приложении Пенсионного фонда. Для этого необходимо перейти в раздел «Электронная трудовая книжка», выбрать пункт «Данные ЭТК» и открыть вкладку «Оцифрованная ЭТК».

В системе хранятся все сканкопии документов, загруженные для подтверждения стажа.

Как не потерять годы стажа: что нужно проверить перед оцифровкой

В Пенсионном фонде подчеркивают, что перед загрузкой документов следует внимательно проверить трудовую книжку. Даже одна ошибка, нечеткая запись или отсутствующая печать могут создать проблемы при начислении пенсии.

В первую очередь следует проверить титульную страницу.

Важно обратить внимание на:

• правильность написания фамилии, имени и отчества

• соответствие даты рождения паспортным данным

• наличие подписей и печатей

Если фамилия менялась, например, после женитьбы, в трудовой книжке должны быть правильно внесены изменения с указанием документа-основания.

Отдельно нужно проверить все записи о приеме на работу и увольнении. В них должно быть полное название предприятия, название должности, даты, номера приказов, печати.

Если предприятие изменяло название, это также должно быть зафиксировано отдельной записью.

Специалисты также советуют обратить внимание на качество сканкопий: все записи и печати должны быть отчетливо видны.

Что делать, если трудовая книжка потеряна или повреждена

Если документ потерян, поврежден или в нем есть ошибки, подтвердить стаж все равно возможно. Однако для этого могут потребоваться дополнительные документы, архивные справки или обращение к архивам.

Поэтому эксперты рекомендуют не ждать момента оформления пенсии, а проверить документы заранее.

Напомним, в Украине дедлайн для оцифровки трудовых книжек установлен до 10 июня 2026 года. Особенно важно перенести в электронную систему данные о стаже до 2004 года, ведь более поздние периоды работы обычно уже автоматически содержатся в реестрах Пенсионного фонда.