Як оцифрувати трудову книжку, щоб не втратити стаж: головні правила

Зовсім скоро закінчується термін, який дали українцям на оцифрування трудових книжок. Зробити це потрібно до 10 червня 2026 року. Як правильно оцифрувати трудову книжку, щоб не втратити стаж — розповідаємо далі.

Чому потрібно перевіряти трудову книжку, записи про роботу і що робити, якщо у трудовій книжці виявилася помилка? Про це розповіли у ПФУ.

Як оцифрувати трудову книжку: поради Пенсійного фонду

У Пенсійному фонді радять ретельно перевірити всі записи у трудовій книжці, перш ніж розпочати оцифрування. Перевірити слід такі пункти:

• Прізвище, ім’я та по батькові — вони мають бути вказані повністю, без помилок та виправлень. У жінок у випадку зміни прізвища перше прізвище може бути закреслене однією рискою. Поруч має бути вказане друге прізвище. На внутрішньому боці обкладинки мають бути інформація про документ, реквізити, дата та номер видачі разом із підписом уповноваженої особи. Також там має бути печатка.

• Дата народження.

• Підпис власника трудової книжки.

• Підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємствах.

• Наявність печатки підприємства чи відділу кадрів, де заповнювалася трудова книжка.

Після цього потрібно перевірити всі місця роботи — записи про прийняття на роботу та звільнення. У кожному записі мають бути зазначені дата прийняття на роботу, повна назва підприємства, посада, номери наказів про прийняття та звільнення.

Якщо під час роботи підприємство змінювало назву, про це має бути окремий рядок у трудовій із зазначенням розпорядчого акта, дати та номера.

Кожен запис про звільнення чи переведення на іншу посаду має бути оформлений у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства та з посиланням на конкретну статтю.

Усі записи про звільнення мають бути засвідчені печатками.

Які ще документи потрібно подати для оцифрування трудової книжки

Крім самої трудової книжки, для оцифрування можна подати такі документи: документи про освіту, військовий квиток, свідоцтва про народження дітей (для жінок), трудові договори, довідки про роботу за відсутності трудової книжки.

Як перевірити оцифровану трудову

Після оцифрування даних необхідно все перевірити, аби не втратити роки стажу. Знайти свою трудову книжку можна в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ.

Також це можна зробити у застосунку «Пенсійний фонд». Там потрібно перейти на вкладку «Електронна трудова книжка». Вона розташована у лівому боковому меню. Далі потрібно натиснути на «Дані ЕТК» та обрати там «Відцифрована ЕТК».

У скан-копіях мають бути всі документи, які ви надавали на оцифрування.

Перевіряти трудову до оцифрування та після цього дуже важливо. Саме так можна уникнути затримок пенсії. Будь-яка неточність може вплинути на кількість років стажу.

Помилки в документах загрожують додатковими перевірками, затримками пенсії, а також необхідністю повторного подання документів.

Як виправити помилки у трудовій книзі

Якщо ви виявили неточності під час перевірки трудової книги, їх потрібно виправити до сканування. Помилки у ПІБ та даті народження виправляють за місцем останнього працевлаштування.

Записи про роботу має коригувати роботодавець.

Якщо такого підприємства більше немає, виправити записи про роботу можна у правонаступників чи в архівах. У найважчих випадках справжність документів підтверджують через суд.

Також ми розповідали, як оцифрувати трудову книжку тим, хто перебуває за кордоном.