Не оцифровуйте трудову, поки цього не зробите: у Пенсійному фонді звернулись до українців

Перехід на електронний формат обліку трудової діяльності триває, проте українцям радять не поспішати із завантаженням документів. Один неправильний підпис або відсутність печатки можуть коштувати майбутньому пенсіонеру місяців або навіть років страхового стажу.

Про це пише головне управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області.

«Перед оцифруванням документів про трудову діяльність важливо провести їх попередній аудит: уважно перевірити правильність заповнення, за потреби виправити виявлені помилки і лише після цього сканувати та завантажувати документи на вебпортал», — заявили в ПФУ.

Основні помилки на першій сторінці

Аудит слід починати з титульного аркуша. Особливу увагу варто приділити персональним даним:

• ПІБ власника: мають бути вказані повністю, без скорочень. Якщо прізвище змінювалося (наприклад, після одруження), старий запис має бути закреслений однією рискою, а поряд записане нове. На внутрішньому боці обкладинки обов’язково мають бути реквізити документа-підстави (номер, дата видачі), завірені підписом та печаткою.

• Дата народження: звірте її з паспортними даними.

• Підписи та печатки: обов’язкова наявність підпису власника та особи, відповідальної за видавання книжки, а також печатки підприємства, де документ було заповнено вперше.

Як не втратити роки стажу

У розділі «Відомості про роботу» перевіряйте кожен рядок про прийняття та звільнення. Важливо, щоб було вказано повне найменування підприємства, назву посади, а також дати і номери наказів.

Якщо за час вашої роботи підприємство змінило назву, про це має бути зроблено окремий запис із посиланням на відповідний розпорядчий акт. Крім того, записи про звільнення чи переведення мають чітко відповідати чинному законодавству та обов’язково засвідчуватися печаткою.

Які документи готувати для оцифрування

Окрім трудової книжки, для повного відображення стажу на вебпортал можна завантажити:

• документи про освіту (дипломи, атестати);

• військовий квиток;

• свідоцтво про народження дитини (для жінок);

• трудові договори;

• довідки, що підтверджують стаж, за відсутності трудової книжки.

Після завантаження та опрацювання документів застрахована особа може побачити свою відцифровану історію в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ або у мобільному застосунку «Пенсійний фонд». Для цього необхідно обрати пункт «Електронна трудова книжка» у лівому боковому меню, натиснути кнопку «Дані ЕТК» та перейти у вкладку «Відцифрована ЕТК».

У вкладці зі скан-копіями зберігаються всі файли, які були надані для підтвердження трудової діяльності, що дозволяє власнику особисто контролювати повноту внесених даних.

В Україні закінчується дедлайн на оцифрування трудових книжок — останні новини

Нагадаємо, в Україні триває оцифрування трудових книжок, а роботодавці та працівники мають час до 10 червня 2026 року, щоб подати відповідні дані.

За інформацією ПФУ, насамперед оцифрувати документи рекомендують тим, кому до пенсії залишилося два роки або менше, а також працівникам із записами про трудову діяльність до 1 липня 2000 року. Пріоритет також мають особи, які йдуть у відпустку для догляду за дитиною, перебувають у тривалій неоплачуваній відпустці або мають призупинений трудовий договір.

Електронна трудова книжка покликана захистити дані від втрати, а також має пріоритет у разі правових спорів. Водночас відомості про стаж після 2004 року вже внесені до реєстрів автоматично, тому особливо важливо оцифрувати дані за попередні періоди.

Також в Україні до страхового стажу не зараховуються періоди роботи без офіційного оформлення, оскільки за цей час не сплачуються обов’язкові внески до Пенсійного фонду.

Водночас законодавство передбачає винятки: до стажу можуть включатися періоди відпустки для догляду за дитиною до трьох років, а також час отримання окремих видів соціальних виплат.