Оцифрування трудових книжок: як уникнути помилок і зберегти стаж для пенсії

Паперові трудові книжки потрібно перевести в електронний формат, щоб захистити свій стаж для отримання пенсії. Під час цього процесу на порталі Пенсійного фонду часом виявляють помилки, через які заявки можуть бути відхилені.

У ПФУ роз’яснили, чому виникають проблеми та як їх уникнути.

Підтвердженням того, що вашу трудову книжку успішно оцифровано, а дані внесено до реєстру, є статус «Виконано» в особистому кабінеті.

У разі помилки з’являється статус «Скасовано виконання». Про причину відхилення можна дізнатися у графі «Повідомлення».

Найчастіше причиною відхилення заявки стає неналежно відсканований документ.

Розгляд буде відхилено, якщо сканкопії:

• зроблені в чорно-білому форматі (дозволяються лише кольорові копії);

• зняті не з оригінальної книжки, а з її паперової ксерокопії;

• виконані недбало (наприклад, на фото обрізано поля, де видно дати або номери наказів про прийняття/звільнення).

Також відмовити в реєстрації заявки можуть у разі, якщо сканкопії були помилково завантажені з чужого акаунту та не належать заявникові (електронна пошта не співпадає з даними ПФУ).

Пенсійний фонд також не зможе оцифрувати трудову книжку, якщо:

• у пакеті файлів відсутня сканкопія найпершої — титульної сторінки;

• на титульній сторінці немає особистого підпису власника або пропущено важливу відмітку про зміну прізвища (якщо людина одружувалася);

• у записах про роботу відсутня чітка печатка установи або підпис відповідальної особи.

Пенсійний фонд рекомендує перед завантаженням сканкопій на портал ретельно переглянути кожну сторінку. В разі виявлення згаданих недоліків потрібно звернутися до поточного роботодавця чи до архівів, щоб виправити неточності, перш ніж відправити документ на цифрову перевірку.

Оцифрування трудових книжок — останні новини

Після 10 червня трудові книжки українців будуть непотрібними. Ці паперові документи віджили своє та будуть замінені цифровими. Всі дані про працівників треба перенести до Держреєстру застрахованих осіб. І навіть «трудового стажу», який фіксувався у трудових книжках і був потрібен для оформлення пенсії, вже не буде. Його остаточно замінить страховий стаж, і саме від нього залежатиме розмір пенсії українця.

Тож до 10 червня слід встигнути оцифрувати трудову книжку і надіслати копії Пенсійному фонду України.

Хоча не виключено, що цей термін подовжать.

Подати скан-копії трудової книжки може як роботодавець, так і сам працівник через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Ніяких штрафів за порушення термінів для цифровізації законодавство не передбачає. І стаж, що був зафіксований у трудовій книжці до 2004 року, нікуди не зникне.