Не оцифровывайте трудовую, пока этого не сделаете: в Пенсионном фонде обратились к украинцам

Переход на электронный формат учета трудовой деятельности продолжается, однако, украинцам советуют не спешить с загрузкой документов. Одна неправильная подпись или отсутствие печати может стоить будущему пенсионеру месяцев или даже лет страхового стажа.

Об этом пишет главное управление Пенсионного фонда Украины в Винницкой области.

«Перед оцифровкой документов о трудовой деятельности важно провести их предварительный аудит: внимательно проверить правильность заполнения, при необходимости исправить обнаруженные ошибки и только после этого сканировать и загружать документы на вебпортал», — заявили в ПФУ.

Основные ошибки на первой странице

Аудит следует начинать с титульного листа. Особое внимание следует уделить персональным данным:

• ФИО владельца: должны быть указаны полностью, без сокращений. Если фамилия менялась (например, после бракосочетания), старая запись должна быть зачеркнута одной чертой, а рядом записана новая. На внутренней стороне обложки обязательно должны быть реквизиты документа-основания (номер, дата выдачи), заверенные подписью и печатью.

• Дата рождения: сверьте ее с паспортными данными.

• Подписи и печати: обязательно наличие подписи владельца и лица, ответственного за выдачу книги, а также печати предприятия, где документ был заполнен впервые.

Как не потерять годы стажа

В разделе «Сведения о работе» проверяйте каждую строку о принятии и увольнении. Важно, чтобы было указано полное наименование предприятия, название должности, даты и номера приказов.

Если за время вашей работы предприятие изменило название, об этом должна быть сделана отдельная запись со ссылкой на соответствующий распорядительный акт. Кроме того, записи об увольнении или переводе должны четко соответствовать действующему законодательству и обязательно удостоверяться печатью.

Какие документы готовить для оцифровки

Кроме трудовой книги, для полного отображения стажа на вебпортал можно скачать:

• документы об образовании (дипломы, аттестаты);

• военный билет;

• свидетельство о рождении ребенка (для женщин);

• трудовые договоры;

• справки, подтверждающие стаж при отсутствии трудовой книжки.

После загрузки и обработки документов, застрахованное лицо может увидеть свою отцифрованную историю в личном кабинете на вебпортале ПФУ или в мобильном приложении «Пенсионный фонд». Для этого необходимо выбрать пункт «Электронная трудовая книжка» в левом боковом меню, нажать кнопку «Данные ЭТК» и перейти во вкладку «Оцифрованная ЭТК».

Во вкладке со скан-копиями хранятся все файлы, предоставленные для подтверждения трудовой деятельности, что позволяет владельцу лично контролировать полноту внесенных данных.

В Украине заканчивается дедлайн на оцифровку трудовых книг — последние новости

Напомним, в Украине продолжается оцифровка трудовых книжек, а у работодателей и работников есть время до 10 июня 2026 года, чтобы предоставить соответствующие данные.

По информации ПФУ, в первую очередь, оцифровать документы рекомендуют тем, кому до пенсии осталось два года или меньше, а также работникам с записями о трудовой деятельности до 1 июля 2000 года. Приоритет также имеют лица, которые уходят в отпуск по уходу за ребенком, находятся в длительном неоплачиваемом отпуске или имеют приостановленный трудовой договор.

Электронная трудовая книжка призвана оградить данные от потери, а также имеет приоритет в случае правовых споров. В то же время, сведения о стаже после 2004 года уже внесены в реестры автоматически, поэтому особенно важно оцифровать данные за предыдущие периоды.

Также, в Украине в страховой стаж не входят периоды работы без официального оформления, поскольку за это время не уплачиваются обязательные взносы в Пенсионный фонд.

В то же время законодательство предусматривает исключения: в стаж могут включаться периоды отпуска по уходу за ребенком до трех лет, а также время получения отдельных видов социальных выплат.